自认为有必要share一下的Office技巧

写简历，一般不傻的人都会说，精通/熟悉M$ office操作。我当然也写了，但是总的来说我的简历水分算是非常少的，譬如Office，我怎么着也该算熟悉吧。
我也很注意周围人对于Office的使用，但是结论就是，大部分人远不及熟悉的程度，而且多数人行文都不规范。所以很想分享一点点我所认为比较有代表的office技巧。
没写powerPoint，因为这个讲起来实在费劲，有机会去看我的presentation...
另外，写这个文章太伤神了，因为好多图要贴还得各种对齐，之后真希望发帖的时候能够以邮件形式直接发就可以完全正确显示这种“复合”的文章。blogger的工程师要重视起来，呵呵。
Word:
1. 几个特殊符号。
ctrl+alt+r=®, ctrl+alt+c=©. (这两个符号这样就可以打出来的)
2. 标记已选的check box。
check box.要标记为已选(checked)，双击选中，选择check就行。 这个很有意思，而且很管用，但是我见人用过的次数也是个位数（第一次见是德国人的一个什么调查）。北邮教务处的很多文档该用的地方都没用（譬如毕业设计的表格，该用check box的地方都用成symbol□)，难道它真的...（我什么都没说）。
插入check box: view->toolbar->forms->可得如下的窗口，选打勾的那个。

3. 文档结构图和文档
论文或者很厚的文档（超过50页），没个文档结构图，是让人无法忍受的。
什么是文档结构图？就是我左边这个，就是选视图->document map见到的这个。看看你的文档，结构乱了没？
这个必须重点提。因为很多人的电子文档都结构很乱，让人看着很费眼。
怎样正确定义文档结构？Formart->Pragraph->levels，比如是标题，那就等选对标题，是第一级章节，就选level1。
这还不够，另外一件事就是，插入contents table. insert->reference->index and tables->table of contents也就是书开头那段页码，第几章在第几页。这样才是合格文档。
我实习的时候，见到得所有文档都定义得很好，因为开发过程中，很重要的一个环节就是文档，写不好很容易被人提comments.

Excel:
1. 电子表格分组。
有点像word里的文档结构图，先选中要分组的rows/columns，data->group and outline->group
这样做很有好处，一个很长的分级很多的表，可以这样按照分类定义好几级outline. 结构比较清楚，找起来也方便。
2. Excel也有if语句。
Office真是微软的好产品。Excel有很多让人想不到的地方，比如它的if语句。
譬如算税，只举一个小例子。超过1600元0-500的部分征5%，超过500，这部分税当然就全征了，也就是25. 这个公式应该怎么写？设C4为税前工资，那么这部分的税=IF((C4-1600)>0,IF((C4-1600)*0.05>25,25,(C4--1600)*0.05),IF((C4-1600)<0,0,25)). IF语句的句法IF(判断，判断为真，判断为假) 。以上算税嵌套了一层IF，因为税前超过1600，那么开征税（真），但是这个部分得分两种情况...不说了，这样的表达式真难说清楚，看清楚应该不难。为啥后面对于假的处理，还去继续判断它真的小于0呢？因为写代码力求万无一失...















Outlook:
1. 两种附件方式。
一种是在attachment栏里显示，这种邮件的格式是html.一种是直接嵌在正文里的，这种是rich text.
2. voting buttons，用于投票。
我们部门的助理经常用这个，因为组织outing/team building的时候，各人的喜好不同，常常分成几个内容不一样的组，这个时候只需邮件形式，就可以方便的统计各人选择参加的活动。这就是voting buttons的好处。
对左边作个说明。
1）你给一人发信，内容无所了，问她喜不喜欢另一个人
new->view->option-> use voting buttons. blank里填：i love hin;i hate him; whatever
2）这样她收的信的工具栏的最左边会显示你给的几个选项
3）她选了i love him这个button
4）然后给你发信的时候会有个窗口弹出，问她是不现在回复，她选是
5）那么你就可以收到她的回复，而且信的title就是她的选择。